Tips om styremøter
Det er leders ansvar å sørge for at styremøter blir avholdt ofte nok til å sikre forsvarlig drift av koret. Dette betyr sjølsagt ikke at du som tillitsvalgt er fratatt ansvar for å etterspørre styremøter dersom du føler at det er behov for det. Lagets vedtekter vil som oftest si noe om den retten et antall av styremedlemmene har til å kreve styremøte avholdt.
Hvordan skjer innkalling til styremøte i ditt kor? Blant Norges Korforbunds over 1000 medlemskor fins det ganske sikkert svært mange måter å gjøre dette på, og det har igjen sammenheng med en rekke faktorer:
- vaner og uvaner
- leders kompetanse
- korets målsetting og visjon
- korets driftsplaner og årshjul
Vi skal for øvrig være forsiktige med å byråkratisere arbeidet unødvendig. Koret og korets leder må finne en måten å gjøre dette på som koret finner tjenlig ut fra en vurdering av blant annet punktene ovenfor. Vi vil likevel sterkt anbefale en viss formalisering av forberedelsene til styremøter:
Forslag til gjennomføring av styremøte:
- Innkalling skjer til vanlig skriftlig og med minst 1 ukes varsel.
- Med innkallingen følger forslag til saksliste.
- Nødvendige saksdokumenter skal følge innkallingen.
- Tid, tidsramme og sted for møtet må framgå av innkallingen.
- Prosedyre for melding om forfall, varsling av vararepresentant må framgå av innkallingen.
- Eventuelle forslag til vedtak bør følge saksdokumentene.
- Retningslinjer for føring og håndtering av protokoll.
Mange sekretærer har nok kjent på en viss frustrasjon på styremøter rundt om i “Kor- Norge”, eller for den del i “Organisasjons-Norge”. Noen av årsakene til problemer og frustrasjon kan være:
- Dårlig saksforberedelse
- Dårlig møteledelse
- Uklar avslutning av saker, med uklare vedtak
Sekretæren har ansvar for føring av protokollen, men møtedeltakerne har ansvar for å håndtere sakene slik at sekretæren får et enklest mulig arbeid. Noe av det verste som skjer er at nye saker bringes inn og blir gjenstand for debatt i en sak som er tatt opp til behandling. Etter en kanskje uryddig debatt, forventer leder og øvrige medlemmer at sekretæren skal ha fått med seg hva som egentlig er vedtaket i saken, kanskje til og med uten å ha gitt sekretæren tenkepause for å formulere vedtak, før man haster videre til neste sak..
Dette blir feil, ikke bare i forhold til sekretærens arbeidsforhold, men også ut fra de krav vi bør sette til presise formuleringer i et vedtak. Et vedtak skal fortelle nøyaktig hva man er blitt enige om og helst ikke gi mulighet for flere tolkninger. Den beste måten å unngå slike vesentlige problemer på, er at forslag til vedtak alt er formulert før møtet starter, eller at møteleder ved avslutning av møtet foretar en oppsummering som inkluderer forslag til vedtak i saken. Det er møteleders plikt å forvisse seg om at det ikke foreligger avvikende forslag, og sørge for at eventuell avvikende stemmegivning kommer fram.
Når møtet er avsluttet og protokollen ført og godkjent, gjenstår det å gjøre vedtakene kjent for medlemmene i koret, og kanskje er noen av sakene slik at de forutsetter behandling for eksempel i medlemsmøte i koret.