Søknadsskriving
Korenes økonomi er vesentlig for hvilken type aktivitet det enkelte kor kan ha. Økonomien legger også rammene for hvor store prosjekter man kan planlegge og hvor ofte man kan gjennomføre disse. Det er imidlertid viktig å huske på at aktiviteten i seg selv kan være med på å gi en bedre økonomi slik at man på sikt kan gjøre både bedre, flere og større prosjekt.
Under finner du tips til hvordan koret bør tenke når man skal lage gode søknader til økonomisk støtte til prosjekter. Det er viktig å vite at noen støtteordninger har koret «krav» på hvis visse kriterier er oppfylt (som for eksempel voksenopplæringsstøtte), mens i andre støtteordninger er man i tøff konkurranse med andre (for eksempel Aktivitetsmidler for kor).
Her kan du lese om mange av de nasjonale tilskuddsordningene. Husk at det også finnes lokale tilskuddsordninger i kommuner og fylkeskommuner. Gjør dere kjent med de lokale mulighetene.
Planlegging
- Oversikt over frister – årshjul
Sett opp en oversikt over alle frister gjennom året slik at styret kan planlegge sine søknader i god tid og at søknadsfristene overholdes.
Her finner du årshjul over støtteordninger som administreres av Norges Korforbund. - Type prosjekt – hvor skal man søke
Lag en plan for ønskede prosjekter gjennom året og planlegg gjerne 2-3 år frem i tid. De forskjellige prosjektene må så vurderes opp mot fristene for tilskudd i de forskjellige ordningene.
Se gjerne på tidligere tildelinger. Hvem fikk, og hvor mye fikk de? Det kan gi deg en pekepinn på om dette er en ordning som passer ditt kor/deres prosjekt. Det vil også gi deg en pekepinn på hvor mye det er lurt å søke om fra ordningen. - Søk hos flere
Det er få støtteordninger som fullfinansierer et prosjekt. Husk at du kan søke fra flere støtteordninger om tilskudd til samme prosjekt/konsert. - Søk om prosjektstøtte frem i tid
Viktig huskeregel: Søk alltid FØR prosjektet realiseres. Du får ikke prosjektstøtte til et prosjekt/en konsert som allerede har vært gjennomført. Mange ordninger krever at prosjektet ikke skal være igangsatt når søknaden sendes, for eksempel bestillingsverk.
Forberedelser
- Planlegg i god tid (ikke dagen før fristen)
Det blir sjelden noe godt resultat dersom man har for dårlig tid til å formulere en god søknadsstekst. Dette gjelder generelt for alle typer søknader. Planlegg derfor søknaden i god tid og lag planer for saksbehandling i styret slik at saken er behandlet og vedtak er fattet i god tid. - Les krav og retningslinjer
Det er viktig å sette seg inn i retningslinjene og kravene som stilles til de forskjellige tilskuddene. Dersom det for eksempel stilles krav til dokumentasjon i form av lyd er det viktig at dette gjøres i god tid og i et format som er fornuftig. Les derfor retningslinjene nøye.
Les alltid formålet til støtteordningen/ fondet. Jo tydeligere man klarer å vinkle søknaden mot det som søknadsordningen faktisk støtter, desto større er sjansen for å få midler.
Dersom dere er usikre på hva tilskuddsordningen krever av informasjon, ta gjerne kontakt med de som forvalter ordningen på telefon eller e-post i tide før søknadsfristen. - Følg veilederen
Finnes det en veileder til tilskuddsordningen? Les den punkt for punkt. - Klarlegg hvilke behov prosjektet har
Det er viktig å ha et godt bilde av hvilket omfang og innhold det aktuelle prosjektet skal ha før man begynner med søknadsteksten. Hva slags type prosjekt er det snakk om? Er det behov for orkester, og i tilfellet hva slags orkester? Hva så med lyd og lys? Hvilke lokaler er aktuelle, er det for eksempel snakk om kirkekonsert eller er det behov for en annen type konsertlokale? - Hvem søker, hvem har kompetanse
Sitter noen i styret med egnet kompetanse eller kjennskap til det aktuelle prosjektet? Er noen andre bedre egnet til å formulere en god søknadstekst? Skal man søke hjelp fra andre i koret eller eventuelt få hjelp utenfra? - Innhente informasjon om prosjekt og medvirkende
Det er viktig å innhente all nødvendig informasjon om prosjektet og alle medvirkende så tidlig som mulig. Dette vil forenkle selve søknadsskrivingen betydelig. Dersom det for eksempel er krav om CV på de medvirkende er det viktig å innhente dette så tidlig som mulig. Jo mer informasjon man kan hente på forhånd, jo enklere blir det å formulere teksten i søknaden.
Ha gjerne klar i arkivet en kort og en lang CV for koret/dirigenten.
Hvis det er konkurranse om støtten: Ikke tro at utvalget som leser søknadene har hørt koret ditt. Komiteer og utvalg er bredt satt sammen. Selv om koret ditt har mottatt priser i utlandet betyr ikke det at komiteen kjenner koret ditt, har hørt lyden av det eller vet om ambisjonene til koret. Presentasjonstekst, CV og lydeksempler er derfor avgjørende i mange tilfeller.
Hva bør være med i søknaden
- Prosjektbeskrivelse
En god beskrivelse av prosjektet er vesentlig og vil tidlig sette leseren inn i hva slags type prosjekt det er snakk om. Det er viktig å gi en interessant, men realistisk beskrivelse av prosjektet. Vær relevant, kort og presis. - Budsjett
Et nøkternt budsjett er viktig både for selve prosjektet, men også for søknaden. Ikke alle tilskuddsordninger krever at prosjektet skal gå i underskudd, det er heller viktigere at budsjettet er realistisk.
En del tilskuddsordninger gir midler bare dersom prosjektet har med profesjonelle aktører. Da må utgifter til musikere, solister og andre profesjonelle (lyd/lys o.l) spesifiseres i budsjettet, slik at det kommer tydelig frem at det er disse dere søker midler til å få dekket utgifter til.
Klikk her for å få våre tips til hvordan du setter opp et godt budsjett for prosjektet som du vil søke om støtte til. - Hva kommer ut av dette prosjektet
Hva vil prosjektet «gi tilbake»? Vil prosjektet kunne gi ringvirkninger i form av for eksempel samarbeid mellom forskjellige lokale aktører? Eller vil det kanskje gi et musikkfaglig løft og musikalsk utbytte for de medvirkende? Kan man for eksempel fokusere på en bedre integrering eller samarbeid med utradisjonelle kunstformer? - Målgrupper
Hvem skal/kan delta i prosjektet og hvem er den ønskede målgruppen for det endelige målet (konserten)? - «Verdiskaping»
Hvilken type «verdiskaping» ser man for seg som et resultat av prosjektet? Gir dette kun noe tilbake til sangerne i koret eller vil også publikum, lokalmiljø og det generelle kulturlivet få et utbytte av satsningen? - Signatur
Husk for all del å signere søknaden, dersom dette kreves.
Følge opp søknad
- Frister
Det er viktig å følge opp tidsfrister slik at søknaden sendes i god tid før fristen. - Kreditering
Sjekk om det er krav om kreditering eller bruk av logo i markedsføringsmateriell og program fra de som gir tilskudd. - Rapportering
Flere tilskuddsordninger krever en rapportering, enten underveis eller etter at prosjektet er avsluttet for at tilskuddet skal utbetales. Vær nøye med å overholde disse fristene! - Evaluere
Det er alltid viktig å evaluere prosjektet i etterkant. Dette gjelder selvsagt for selve prosjektet, men også for søknadsprosessen og det endelige tilskuddet. Kunne man gjort noe annerledes? Var det noe i prosessen eller søknaden som burde vært formulert på en annen måte? - Hva gjør man ved avslag?
Dersom man får avslag er det viktig å ikke gi opp! Forsøk å finne ut av hva som kunne vært gjort annerledes, eller om det er andre steder man burde søkt. Prøv på nytt. Det er alltid mulig å lage en bedre søknad og få et bedre utgangspunkt til å «synes» i mengden av søkere til de forskjellige tilskuddene.
Husk at det er mange om beinet når tilskuddsordninger skal fordele penger. Det betyr at man kan få avslag på gode prosjekter, rett og slett fordi det er så mange andre gode prosjekter. Ikke gi opp av den grunn.
Søk på nytt, søk andre steder, eller finn et kor å samarbeide med. Delte utgifter kan gi dobbel glede.
Se på om dere kan kutte kostnader. Vurdér om du må redusere besetningen av profesjonelle medvirkende. Bytt ut dyre avisannonser med kampanjer i sosiale medier. Mobiliser korsangerne til å selge flere billetter etc.
Takk til Beate Styri for vesentlige bidrag til denne siden om søknadsskriving.