Søknadsskriving
Søknadsarbeid i et korstyre er en balansekunst. Kartlegg frister og hvem som har tid til å skrive, planlegg arbeidet, innarbeid rutiner og finn gode samarbeidsformer. Kanskje kan dere få noen som er drevne i søknadsskriving til å ta det som en ekstern jobb. Det kan komme til å lønne seg.
Korets økonomi er grunnlaget for aktivitetene, men også aktivitetene kan gi grunnlag for god økonomi. Konserter og turer er krevende å arrangere, både fordi det tar tid og det koster penger.
Det er mange om beinet når tilskuddsordninger skal fordele penger. Man kan få avslag på gode prosjekter, rett og slett fordi det er så mange andre gode prosjekter. Ikke gi opp av den grunn. Søk på nytt, søk andre steder, eller finn et kor å samarbeide med. Delte utgifter kan gi dobbel glede.
Det er begrenset med midler og tilskuddsordninger, men det finnes både ordninger rettet direkte mot kor og lokale tilskuddsordninger i kommuner og fylkeskommuner. Gjør dere kjent med de lokale mulighetene.
En del tilskuddsordninger gir midler dersom prosjektet har med profesjonelle aktører. Da må utgifter til musikere, solister og andre profesjonelle (lyd/lys o.l) spesifiseres i budsjettet, slik at det kommer tydelig frem at det er disse dere søker midler til å få dekket utgifter til.
Styrets forberedelser
Lag møteplan for styret og legg opp styremøter i god tid før søknadsfrister. Korets prosjekter for det kommende året bør være et mål, helst langsiktige planer også. Fordel oppgavene i styret.
Søknadsskriving tar tid og krever samarbeid med blant annet dirigent og økonomiansvarlig.
Lag et årshjul og plott inn alle relevante søknadsfrister, sett deretter opp en møteplan slik at avklaringer om økonomi, repertoar og medvirkende er lagt i god tid før søknadsfristene.
Hva skal jeg skrive for å få midler?
Du skal definere et prosjekt og søke til dette. Les utlysningstekster nøye.
Skal du produsere/arrangere konserter eller forestilling? Vær tro mot din egen idé, ikke prøv å tilpasse deg en utlysningstekst. La heller være å søke ordningen om den ikke passer.
- Vær så spesifikk som mulig, det er veldig kort behandlingstid for hver søknad, så ikke drøss på med vedlegg.
- Vær relevant, kort og presis. Tenk kvalitet fremfor kvantitet. Søknaden behøver ikke være lang. Det kommer inn mange søknader, og utvalgene må lese raskt gjennom første gang for vurdering.
- Skriv derfor kort og presist, og ha de viktigste poengene/hovedformålene først!
- Hvor passer prosjektet ditt inn?
- Hvor og hva skal jeg søke?
- Bruk nettverket, vær i dialog. Og se om det finnes støtteordninger i Korforbundet og fra eksterne tilskuddsordninger (eks. Musikkfondene, Kulturrådet, NOPA, kommunal midler, nærmiljø‐ eller nabolagsmidler, Sparebankstiftelsen og lignende.)
- Sett deg inn i Korforbundets tilskuddsordninger
Her er det mye å hente, alt fra momskompensasjon og VO-midler til prosjektstøtte.
Ikke tro at utvalget som leser søknadene har hørt koret ditt. Komiteer og utvalg er bredt satt sammen. Selv om koret ditt har mottatt priser i utlandet betyr ikke det at komiteen kjenner koret ditt, har hørt lyden av det eller vet om ambisjonene til koret. Tekst, CV og lydeksempler er derfor avgjørende i mange tilfeller.
Generelt om søknader
- Lag realistisk budsjett.
- God prosjektbeskrivelse.
- Ha en idé om hva dere vil oppnå.
- Vær ute i god tid, ikke skriv søknaden samme dag som fristen er.
- Sjekk hva ordningen krever, hva formålet er, les veiledningen nøye og sjekk hva du må ha med.
Tips til styrets søknadsarbeid
Skaff dere oversikt over alle søknadsfrister hvert år.
- Planlegg styremøter i forkant av viktige frister
- Lag årshjul
- Legg inn egne prosjekt og konserter på dato
- Legg inn viktige søknadsfrister på dato
- Planlegg møter i god tid før frister og prosjekt
- Husk at søknadsskriving tar mye tid og krever dokumentasjon
Før du søker
- Begynn i god tid.
- Søknadsportalene har veldig spesifikke krav til informasjon og vedlegg.
- Finn alt på forhånd. Det tar mer tid enn du tror!
- Hva trenger du i tillegg til søknadstekst?
- Lydfiler (fra konsert eller øvelser, fra siste året)?
- Dirigentens kunstneriske mål og visjoner?
- Andre samarbeidspartnere?
- CV-er?
Planlegg søknaden
Les alltid formålet til støtteordningen/ fondet. Jo tydeligere man klarer å vinkle søknaden mot det som søknadsordningen faktisk støtter, desto større er sjansen for å få midler.
- Finnes det en veileder til tilskuddsordningen? Les den punkt for punkt.
- Gjør deg kjent med kravene for å kunne søke. Ikke bruk tid på å søke dersom koret/prosjektet ikke oppfyller kravene.
- Sjekk om det er begrenset lengde på søknadstekster.
- Finn ut hva slags materiale du trenger til søknaden.
- Se på tidligere tildelinger. Det kan gi deg en pekepinn på hvor mye det er lurt å søke om, hvem som har mottatt støtte fra ordningen, og om dette er en ordning som passer ditt kor/deres prosjekt.
Om Kulturrådets ordninger
Søk riktig ordning – sett deg inn i kriteriene, de fleste er for profesjonelle aktører. Det er mulig å få tilskudd til bestillingsverk, og prosjekter der man har engasjert profesjonelle musikere og solister. NB! Søknadsfristen er pr. dags dato satt til kl 13 på dagtid – i tilfelle noe skjer med de elektroniske systemene.
Prioriteringer
Søk om støtte til ett prosjekt om gangen.
- Dersom du har mange prosjekter i samme periode kan det lønne seg å samle alt i én søknad. Da bør det komme tydelig frem i søknaden at det er snakk om flere prosjekt.
- Sett opp en prioriteringsliste for hva dere vil realisere dersom dere får mindre i støtte enn forventet.
- Husk at du kan søke fra flere støtteordninger om tilskudd til samme prosjekt/konsert.
Når skal du søke?
Viktig huskeregel: Søk alltid FØR prosjektet realiseres.
Søk om prosjekter som er frem i tid. Du får ikke støtte til noe som allerede har vært gjennomført.
Mange ordninger krever at prosjektet ikke skal være igangsatt når søknaden sendes, for eksempel bestillingsverk.
Husk å sende søknaden før prosjektet begynner og innen søknadsfristen.
Søknadsteksten din
Les utlysingen godt – hva er det de spør etter?
- Tilpass teksten til hver enkelt søknad.
- Lag deg en tekstbase som du kan klippe og lime fra.
- Mange søknadsportaler har et visst antall ord du må rette deg etter. Tren deg på å skrive innenfor et visst antall tegn i word på forhånd.
- Ha gjerne klar en kort og en lang CV for koret/dirigenten i arkivet.
- Ikke hvil på laurbærene – vær fremtidsrettet i søknaden: Hva har dere tenkt å gjøre fremover det neste året (helst to eller tre år)
Prosjektbeskrivelse
Forsøk å tidfeste prosjektet i størst mulig grad.
- Det er alltid lurt å lage en god prosjektbeskrivelse, selv om det kanskje ikke er påkrevd. Det er mer oversiktlig, i tillegg til at beskrivelsen kan bli en god mal for neste gang dere skal søke penger.
- Dersom dere er usikre på hva tilskuddsordningen krever av informasjon, ta gjerne kontakt med de som forvalter ordningen på telefon eller e-post i tide før søknadsfristen.
- Bruk tid. Søknaden bør være tiltalende å lese. Ingen liker å lese en tettpakket søknad uten mellomrom og punktum.
- Send inn søknaden til riktig tid og til rett mottaker.
Husk å signere søknaden, dersom dette kreves. - Husk å rapportere på hva pengene er brukt til når prosjektet er gjennomført. Det er ikke gøy å bli svartelistet, så vær ærlig.
Sjekk krav om kreditering eller bruk av logo i markedsføringsmateriell og program fra de som gir tilskudd.
Prosjektbeskrivelsen skal selge inn både prosjektet og dere som skal gjennomføre det. - Søkerens gjennomføringsevne blir også vurdert, derfor er det viktig å ha med utfyllende informasjon om koret/dere som søker.
- En prosjektbeskrivelse skal være kort og konsis. Ikke skriv en lang avhandling.
- Informasjonen skal være relevant for søknaden.
Forberedelser til elektroniske søknadsportaler
Ha klar all informasjonen du trenger til søknadsportalen:
- Gode tekster i riktig lengde til å lime inn i skjemaet.
- Alle tallene du trenger til budsjettet.
- Budsjett i den formen som søknadsportalen ber om.
- Prosjektskildring.
- Kunstneriske mål og visjoner.
- Lydfiler som skal sendes som vedlegg.
- CV kor, dirigent og medvirkende musikere/solister.
- Markedsføringsplan
Slik lager du et godt budsjett
Søk støtte fra flere ordninger
Få støtteordninger fullfinansierer et prosjekt.
- Søk hos flere – del heller opp søknadssummen.
- Still dere selv følgende spørsmål:
- Hva er realistisk å forvente seg?
- Hva har andre fått?
- Hva har du fått før?
- Opererer ordningen med underskuddsgaranti?
Avslag – hva gjør man så?
Lag en liten risikoanalyse før du sender søknaden:
- Hvor sannsynlig er det at du får avslag?
- Hva er konsekvensen hvis du får avslag?
- Ikke la alt avhenge av denne ene søknaden.
- Ha en backup-plan klar.
- Søk flere steder.
- Søk flere ganger
- Kutt kostnader. Bytt ut dyre avisannonser med kampanjer i sosiale medier, mobiliser korsangerne til å selge flere billetter etc. Vurdér om du må redusere besetningen av profesjonelle medvirkende.
- Gå inn igjen i prosjektbudsjettet og justér det. Da ser du hvordan du ligger an totalt for året.
Her er noen viktige ressurssider
Slik søker du om støtte til nyskrevet musikk til koret - bestillingsverk og arrangement
Takk til Beate Styri for vesentlige bidrag til teksten på denne siden.