Sekretær
Eksempel på oppgaver:
- Skrive referat fra styremøter med tydelige vedtak og ansvarsfordeling.
- føring av protokoller og arkivering
- Utarbeidelse av årsmelding hvor også rapporter fra eventuelle komiteer er med.
- ha oversikt over og minne om aktuelle frister
- Informasjonsflyten i koret både eksternt og internt i samarbeid med leder
- Oppdatere nettsider og Facebook
En dyktig sekretær er et stort gode for ethvert styre og enhver organisasjon. Ja, vi kan si det enda sterkere: En organisasjon vil ikke kunne fungere på sikt uten en dyktig sekretær.
Det kan lett bli slik i styremøter og medlemsmøter at sekretæren er så opptatt med å skrive, at det ikke blir tid eller anledning til å fungere som ordinært styremedlem. Dette er synd, og det er fullt mulig å legge opp til rutiner som i alle fall i noen grad gir sekretæren mulighet til å utøve sine styreoppgaver på en akseptabel måte.
Det har lett for å bli slik at sekretæren nærmest gjør “alt” som har med skriftlig dokumentasjon å gjøre. I tillegg må sekretæren, ofte under tidspress og uryddig diskusjon, forsøke å formulere vedtak i de ulike saker. Slik behøver det naturligvis ikke å være, og slik bør det ikke være. Hvordan vi kan unngå dette, vil vi komme tilbake til under punktet om styrets arbeid.