Planlegging av korets virksomhet

Forutsetning for god planlegging i koret er :

All planlegging må være i overensstemmelse med korets vedtekter og målsetting, øvrige regelverk og gyldig fattede vedtak.
Kormedlemmene har en forpliktelse i forhold til koret som organisasjon, styre,dirigent og musikkfaglig organ. Medlemskap forplikter.
Ved ethvert planleggingstidspunkt må man også forholde seg til tidligere vedtatte planer og tidligere inngåtte avtaler.
Det er nødvendig at alle har en felles oppfatning av disse premissene, og av korets kjøreregler forøvrig.

Hva skal planlegges?

Vi kan dele planleggingen inn i tre hovedområder:

Musikalsk planlegging
Administrativ planlegging
Økonomisk planlegging

Innenfor hvert av disse områdene kan vi planlegge på lang sikt, på sesong- eller årsbasis, og ned til enkeltprosjekt. I de fleste tilfeller er det musikalsk planlegging som er avgjørende for driften, noe som igjen berører administrativ og økonomisk planlegging.

Hvorfor planlegge?

Nødvendig for koret og styret med tanke på det totale arbeidsfelt
Motiverende
Gir oversikt
Utvikle ideer
Være i forkant, unngå unødvendige problemer
Fokuserer på samarbeidsoppgaver og fordeling av arbeidsoppgaver
Lettere evaluering og oppfølging
Gir bedre grunnlag for vedtak

Hvilken målsetting har koret satt seg?

Hvilken målsetting har koret ditt?
Når var siste gang koret reviderte «mål og visjon»?

Samsvarer styret og sangernes musikalske målsetting med dirigentens?

Er ambisjonsnivået hos sangerne i koret og hos dirigenten det samme, og hvordan utvikle forståelsen av et felles ambisjonsnivå?

I utgangspunktet må alle kor og dirigenter på forhånd klare ut rammebetingelsene for et fremtidig samarbeide. Begge parter må få presentere sine intensjoner og forventninger. Dirigenten er i hovedsak en engasjert, ansatt person som skal betjene koret og lede det musikalske arbeid og den musikalske utvikling. Ethvert musikalsk samarbeid mellom en dirigent og et kor forutsetter en enighet om de musikalske mål innen gitte rammer for at et godt resultat skal oppnås.

Korets drift bør ta utgangspunkt i planarbeid og målstyring, men likevel gi rom for «spontan-foretak», improvisasjon eller endring. Hovedsaken er at koret styres trygt og forsvarlig og at det ikke går prestisje i en sak eller oppstår konflikter på grunn av ulike interesser.

Det blir alltid noen endringer og tilføyelser i løpet av et halvår eller en sesong, og i enkelte tilfeller er endring helt nødvendig.

Enkelt målformular

OVERORDNET MÅL: Visjonen

HOVEDMÅL: Det reelle, egentlige mål

DELMÅL: Et stykke på vei for å nå hovedmålet

RESULTATMÅL: Et på forhånd fastsatt resultat innen et på forhånd fastsatt tidspunkt

Koret bør ha et fast årlig tidspunkt for hovedplanlegging. Eksempelvis planlegger man for neste sesong (et år). Planleggingen må/bør være forholdsvis detaljert for kommende halvår, mens man legger en ramme for en lengere periode, eks. fra 2 til 4 år - langtidsplanlegging.

Vi må til stadighet stille spørsmålene:

Hva er målet?
Hvordan oppfylle dette?
Hvor står vi og hvor skal vi?
Hvordan gå videre?

En målstyringsprosess fordrer regelmessig kontroll i forhold til de mål som er satt. Eksempler:

Har vi kommet langt nok med repertoaret til en konsert vi skal ha om to måneder?
Har vi oppnådd forutsatt økonomisk resultat for å gjennomføre et større prosjekt?
Er vi kommet ut av kurs?

Vi kan ikke arbeide videre før kursen igjen er riktig eller endret på en forsvarlig måte i forhold til det overordnede, fastsatte mål.

Langtidsplanlegging

Ethvert kor bør langtidsplanlegge for en periode på 2 til 4 år. Særlig med tanke på aktivitet og musikalsk utvikling må man hele tiden «se lenger» enn inneværende sesong. Utgangspunktet kan være forskjellige. Eksempelvis kan det være et jubileum, en «større» tur med konserter, en konkurranse eller en lokal begivenhet (byjubileum).

Det kan også baseres på en definert musikalsk utvikling, hvor koret setter som mål å heve sin musikalske standard og sitt nivå over en periode på flere år.

Det kommer forhåpentligvis et liv etter jubileet, og dette er det viktig å være aktivitetsmessig og psykisk forberedt på. Mange kor/foreninger har fått seg en alvorlig nedtur etter en større markering fordi man ikke har vært godt nok forberedt til å møte perioden etter «festen», ikke minst på grunn av manglende planlegging. Hvis nødvendig; be om assistanse, det er ingen skam å søke hjelp!

Årsplanlegging

Like så viktig som langtidsplanen er for korets aktivitet, er årsplanen kanskje et enda viktigere verktøy med tanke på interesse, intensitet og faglig utvikling. Det er gjennom den ukentlige drift år etter år at korets posisjon virkelig avgjøres. En fornuftig, interessant og motiverende årsplan er kanskje helt avgjørende for korets utvikling. Ikke for mye og ikke for lite, samtidig som det skal engasjere både korets medlemmer, styre og dirigent.

Det er årsplanen som er motoren i de fleste kor.

Årsplanen skal omfatte korets totale aktivitet kommende sesong. Her må innpasses:

Musikalsk aktivitet inklusiv opptredener/konsertvirksomhet
Arrangementer og aktivitet i distrikts- eller nasjonal sammenheng
Organisatoriske og økonomiske prosjekter og tiltak
De avtaler man allerede tidligere har fattet vedtak om

Det anbefales å sette opp en hel årsplan med mulighet for revisjon i god tid før andre halvår, hvor avtaler inngås i god tid. I en års- eller sesongplan anbefales «kommende» (første) halvår satt opp forholdsvis detaljert. Det gjelder ikke minst repertoar, konserter og andre opptredener.

Andre halvår i en sesong-/årsplan bør nødvendigvis ikke være så detaljert før starten. Her bør det finnes rom og muligheter for ting som oppstår underveis, men hovedrammene for aktivitet anbefales lagt for minst et år framover.

Prosjektplanlegging

Gjennomføring av prosjekter av ulike slag krever forberedelse og fremfor alt naturlig innpassing i korets langtidsplan eller årsplan. Det være seg musikalsk prosjekt, prosjekt for å verve nye medlemmer, prosjekt i form av ekstraordinær arbeidsinnsats fra det enkelte kormedlem (en tur, et større lotteri, bingo, dugnad i form av oppussing av prøvelokaler, etablering av eget hus e.l.).

Felles for dette er at det må tilpasses korets ordinære musikalsk drift. Det er ingen ting i veien for at den musikalske aktiviteten kan dempes noe for en periode slik at et alternativt prosjekt kan vies større engasjement i den tiden eller deler av tiden det foregår. Men dette må ikke skje over lang tid eller bli en vane.

Generelt anbefales at prosjekter ledes av en egen nedsatt prosjektgruppe og ikke av styret. Ved musikkfaglige prosjekter er dirigenten selvskreven leder/medlem av prosjektgruppa.

Før planen for et prosjekt vedtas/iverksettes må en del forutsetninger og forhold være klarert:

hvem deltar i prosjektgruppa
hva er målet
når skal det foregå og over hvor lang tid skal det strekke seg
økonomiske forhold
behov for ekstern assistanse (et seminar) eller ekstra utstyr
hvem er leder?
Planlegging av korets musikalske utvikling

På det musikkfaglige feltet er dirigenten en selvskreven hovedrolleaktør, men like fullt skal dette tilpasses korets målsetting og ikke minst de intensjoner som er vedtatt for musikkfaglig arbeid.

Les mer om arbeid med konserter og prosjekter på denne siden i Korhåndboka.

Planlegging av korets konsertvirksomhet

Korets utøvende virksomhet kan «grovt» deles i to typer. Konsertfremføring i ordets rette forstand alene eller sammen med andre og opptredener/medvirkning ved arrangementer som ikke er rene konserter. Dette å arrangere eller medvirke i en konsert virker ofte mer forpliktende og høytidelig enn å bare delta som et av flere innslag ved ulike arrangementer. Men husk: koret må alltid være motivert til å yte sitt beste.

Planlegging av musikalsk program er av stor betydning og en viktig beslutning som forutsetter at de musikalske faktorer er hovedgrunnlaget for avgjørelsen.

Stikkord er planlegging, samtale og åpenhet, med gjensidig respekt for alle synspunkter.

I prinsippet er det koret eller et av korets organer som til slutt har avgjørelsesmyndighet når det gjelder hvor koret skal synge, etter drøfting med dirigenten. Dette frigjør ikke koret fra å ta dirigentens råd til etterretning og i alle tilfeller må dirigentens syn, som den musikkfaglig ansvarlig, bli tillagt avgjørende vekt.

Planlegging av samarbeid med andre lag og organisasjoner

Hvis det imidlertid er snakk om større samarbeidsprosjekt, er en skriftlig prosjektplan nødvendig. I en slik plan må alle forhold om aktivitet, forpliktelser og ansvar nedfelles skriftlig. Prosjektplanen bør konkludere i en avtale/kontrakt hvor også musikalske og økonomiske forhold klart er definert. Avtalen/kontrakten bekreftes/signeres av alle medvirkende parter.