Budsjett og regnskap
Sett tæring etter næring!
I alt for mange tilfeller i samfunnslivet, idretten og organisasjoner har vi vært vitne til katastrofale økonomiske opplegg som stort sett har fått en meget tragisk utgang. Første betingelse for å drive en forsvarlig kordrift, ved siden av det musikalske, er at man har et betryggende økonomisk driftsgrunnlag og en sikker økonomistyring. Fem nøkkelord er «tommelfingerregelen», budsjett, økonomistyring, kontroll, regnskap og revisjon.
I alt for mange tilfeller i samfunnslivet, idretten og organisasjoner har vi vært vitne til katastrofale økonomiske opplegg som stort sett har fått en meget tragisk utgang. Første betingelse for å drive en forsvarlig kordrift, ved siden av det musikalske, er at man har et betryggende økonomisk driftsgrunnlag og en sikker økonomistyring. Fem nøkkelord er «tommelfingerregelen», budsjett, økonomistyring, kontroll, regnskap og revisjon.
Budsjett
Et kor bør ha et driftsbudsjett for hvert år, egne delbudsjetter for prosjekter bl.a. stevner, andre større arrangementer, lotterier m.m. Det er viktig at budsjettene er realistiske og at man ikke faller for fristelsen å budsjettere med for høye billettinntekter eller sponsorinntekter for å kompensere for høye utgifter. For konsertprosjekter bør dere være bevisst på hvilket publikumstall som skal til for at konserten går i null.
Regnskap
Vi anbefaler at den personen velger til å føre regnskap enten har erfaring med dette fra før eller får grundig opplæring. Regnskapsføring er en kompetanse i seg selv og handler ikke bare om å kunne et regnskapsprogram.
Koret bør ta stilling de skal føre regnskap etter kontantprinsippet eller om korets gjeld og penger som koret har utestående hos andre ("fordringer") også skal føres i regnskapet. Kontantprinsippet betyr at det bare føres inn i regnskapet hver gang penger går ut eller inn av konto. Dette er den enkleste formen for regnskapsføring, men det framgår da ikke om koret har penger (for eksempel kontingent) til gode eller om koret skylder noen penger. Dersom gjeld og fordringer skal føres i regnskapet, så anbefaler vi sterkt å bruke et regnskapsprogram og ikke bare et regneark. Ved bruk av kontantprinsippet, så vil et regneark kunne være tilstrekkkelig.
Økonomistyring og kontroll
Økonomistyring vil si - å måtte passe på at de utbetalinger og innbetalinger som foretas, er planlagt og i overensstemmelse med det vedtatte budsjett. Dette gjøres med jevne mellomrom, eksempelvis hver måned, annenhver måned eller hvert kvartal. Oppstår det avvik eller uregelmessigheter er det grunn til å varsle styret og stanse all økonomisk virksomhet inntil situasjonen er klarlagt og/eller vedtak om videre drift er fattet.
Det bør innarbeides rutiner med at kasserer må gjøre rede for den økonomiske situasjonen i koret for hvert styremøte.
Revisjon
Revisjon bør velge en revisor på årsmøtet. Revisor er den økonomiske kontrollfunksjon som skal etterse at korets økonomi drives utfra vedtatt budsjett og noteres i overensstemmelse med god regnskapsførsel. Oppstår det tvil i forbindelse med korets økonomiske drift må revisor kontaktes. For hvert budsjett-/regnskapsår må regnskapet avsluttes og gjennomgås av revisor, før det legges frem for behandling på korets generalforsamling.