Arkiv for koret
Det er svært viktig for kor å kunne finne tilbake til dokumenter fra noen år tilbake. I en tid da mye av styring og kommunikasjon i koret foregår via e-post og SoMe, så er det viktig å ha et arkiv for koret. Fra 2025 benytter Norges Korforbund Styreportalen som medlemssystem, og alt styrearbeid kan arkiveres direkte i løsningen. Tidligere dokumenter kan lastes opp og lagres i filarkiv.
Papirarkiv eller elektronisk arkiv?
Som medlem av Norges Korforbund har dere via Styreportalen tilgang til elektronisk arkiv for lagring av alle typer dokumenter. Styreportalen tilbyr også notearkiv.
Kor som har holdt på i mange år, vil vanligvis ha et papirarkiv med historisk materiale. Dette er det viktig å ta vare på og det kan være flott å ha for eksempel i forbindelse med jubiléer.
Hva bør arkiveres
Følgende dokumenter bør arkiveres:
- Planer som er vedtatt av styret
- Innkallinger, sakspapirer og referater fra styremøter og årsmøter
- Regnskaper med bilag (bilag minimum 5 år)
- Alle kontrakter og avtaler som koret inngår (inkludert dirigentkontrakt og avtaler med musikere)
- Alle konsertprogrammer
- Medlemslister for hvert år
Notearkiv
Noteansvarlig i koret bør sørge for at det er orden i notearkivet. Originalnoter representerer en stor verdi og det er derfor viktig å ta godt vare på notene. Dersom koret har en Kopinor-avtale, så er det lov til å lage arbeidskopier. Husk likevel at dere må ha en originalnote per kormedlem.
Les mer om Kopinor-avtalen på www.kor.no/kopinor