Arkiv for koret
Det kan være svært viktig for kor kunne finne tilbake til dokumenter fra noen år tilbake. I en tid da mye av styring og kommunikasjon i koret foregår via e-post, så er det viktig å ha et arkiv for koret.
Papirarkiv eller elektronisk arkiv?
Det er opp til koret om dere ønsker å ha et papirarkiv eller bare en elektronisk dokumentstruktur. med mapper og filer.
Kor som har holdt på i mange år, vil vanligvis ha et papirarkiv med historisk materiale. Dette er det viktig å ta vare på og det kan være flott å ha for eksempel i forbindelse med jubiléer.
Dersom dere velger et elektronisk arkiv og ønsker at alle i styret skal ha tilgang, så kan dere for eksempel bruke en nettbasert løsning som Dropbox, Google Disk eller Microsoft OneDrive. Alternativt kan dokumentstrukturen ligge på sektetærens datamaskin eller på en minnepinne. Dersom dere velger å ha elektronisk arkiv, så er det viktig å ta regelmessig sikkerhetskopi.
Hva bør arkiveres
Følgende dokumenter bør arkiveres:
- Planer som er vedtatt av styret
- Innkallinger, sakspapirer og referater fra styremøter og årsmøter
- Regnskaper med bilag (bilag minimum 5 år)
- Alle kontrakter og avtaler som koret inngår (inkludert dirigentkontrakt og avtaler med musikere)
- Alle konsertprogrammer
- Medlemslister for hvert år
Notearkiv
Noteansvarlig i koret bør sørge for at det er orden i notearkivet. Originalnoter representerer en stor verdi og det er derfor viktig å ta godt vare på notene. Dersom koret har en Kopinor-avtale, så er det lov til å lage arbeidskopier. Husk likevel at dere må ha en originalnote per kormedlem. Les mer om dette på www.kor.no/kopinor